RLS. Seguridad a nivel de Fila en POWER BI, Con ejemplo práctico.

Dentro de un proyecto de Business Intelligence uno de los aspectos fundamentales cuando estamos en las fases finales del mismo es la difusión de la información a lo largo de las organizaciones. En una serie de Post vamos a describir algunas de las formas más eficientes para la distribución de la información, como es el uso de aplicaciones o en este caso la configuración de la seguridad de línea

El fin último de este post, es que seamos capaces de diseñar un modelo que pueda responder en el tiempo a nuestras necesidades y sea lo más eficiente posible en su delivery o explotación a lo largo de la organización, para ello el poder definir roles de seguridad que no permitan optimizar nuestro tiempo haciendo que con un único modelo podamos alcanzar a toda la empresa, es sin duda uno de los principales motivos de porqué conocer cómo funciona el RLS debería estar en tus conocimientos antes de hacer el modelo.

Pongamos en un ejemplo de un modelo de ventas, en el que si hemos hecho una estructura de estrella tendremos multitud de dimensiones que afectan a nuestra tabla de hechos. Supongamos también que en esa organización el Gerente quiere ver todos los datos, pero hay ciertas delegaciones que solo verán un área geográfica determinada o un conjunto de artículos determinados. Es aquí cuando el RLS entra en juego ya que todas estas restricciones podremos configurarlas en nuestro Power BI DESKTOP definiendo los roles de seguridad.

Por ello cuando te encuentre en la fase de diseño del modelo piensa muy bien para quien es ese modelo y como lo vas a distribuir ya que puede que tengas que construir dimensiones de forma ligeramente diferente para dar respuestas a esta definición de roles.

Hecha esta breve, introducción vamos a entrar en materia. ¿Como se configura?.

*Entra en este enlace: CLIC AQUÍ PARA DESCARGA DEL .PBIX, dejanos tu email y te enviaremos el mismo .pbix para que realices los pasos en el desktop a modo de práctica.

1. En Power BI Desktop vamos al apartado de modelado y a seguridad, clicamos en Administrar Roles y en crear.2. Creamos nuestro primer Rol, por ejemplo, de Zona Geográfica País= “France” o un vendedor en concreto como dVendedor=”JAE B PAK” o un grupo de clientes en este caso dCliente, [GrupoCliente]= ”TIENDA”

También podemos crear combinaciones que no tenemos hechas en nuestros datos, como puede ser una zona geográfica, en este caso, vamos a crear el rol de la zona de Europa:

       3.Guardamos

4.Clicamos en ver como rol para saber si nuestro filtro ha funcionado:

Tabla inicial antes de aplicar el rol de Europa:

Después de aplicar el Rol de Europa:

        5.Vamos a PowerBI Servicio, en nuestro conjunto de datos clicamos en las opciones y veremos la de               “SEGURIDAD”

1.  Atención, solo podremos gestionar esta seguridad cuando no esté actualizándose el modelo
2. En Seguridad podremos agregar miembros, simplemente ponemos la dirección de correo y le damos a agregar.
3. Igualmente, en power bi servicio podemos validar y probar como rol al pulsar en las opciones del rol.

Con esto ya tendríamos configurado nuestros Roles de seguridad, pero vamos a contar según nuestra experiencia algunas limitaciones.

1. Si tenemos RLS el envío de suscripciones a diferentes emails NO funciona, ya sean suscripciones de informes o paneles.
2. Si tenemos una aplicación y cambiamos algun rol e Desktop y en servicio, nos requiere el poder actualizar la aplicación para que entre en efecto.
3. No encontraremos conflicto de roles, es decir, power bi no nos avisara en ningún momento que uno de nuestros usuarios entra en conflicto con dos roles diferentes.

Casos de éxito:

Según nuestra experiencia hemos usado el RLS para las siguientes situaciones:

-Distribuir un informe a lo largo de una organización que tengan:

-Diferentes delegaciones

-Diferentes líneas de negocio

-Muchos vendedores, en diferentes líneas de negocio o delegaciones

-Organizaciones que del aspecto comercial quieren mostrar X pero del aspecto financiero solo Y. Por ejemplo, quiero que un vendedor vea toda la parte operativa y comercial de todas las delegaciones, pero la cuenta de resultados Solo la de su delegación.

-Distribuir un único modelo a lo largo de los clientes de una empresa (por ejemplo, una Asesoria) con un único conjunto de datos pueden llegar a todos sus clientes.

Como comentábamos al inicio, conocer las posibilidades de RLS son fundamentales para poder construir nuestro modelo desde el punto de vista de la eficiencia en la distribución y el mantenimiento del mismo, por ello, la siguiente vez que te encuentres en la fase de modelado, pregúntate si tus dimensiones van a permitir distribuir el informe a los usuarios que lo requieran. En siguientes posts trabajaremos sobre el uso de aplicaciones para la distribución eficiente de la información y sobre el envío de emails y suscripciones.